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IT 労務管理

会社のPCにグーグルやヤフーの個人アカウントを入れさせてはいけない理由

2016/04/20

みなさんは従業員が使用する会社のPCの管理どのようになさっていますか?

ログ(使用履歴)が残るようなソフトを入れたりしているのなら、なにも問題ありませんが、自分がパソコンのことがわからないからといって、従業員に好き勝手にさせたりしているとなるとやはり問題があります。

特にヤフーやGoogleの個人アカウントをプライベートで使用している人というのは多いと思いますが、それを会社のPCで使わせることはかなり問題があります。なぜなら、これらを使うと従業員は簡単に会社の内部情報を家に持ち帰ることができるからです。

クラウドアプリの便利さと危険性

実際にやってみせましょう。今回はグーグルのGmailを使ったやり方です。

まずGmailのメール作成画面を開き、新規のメッセージを作成します。Gmail

メッセージの内容は適当ですが、この内容が、会社の機密情報だったり、それこそ10月から始まるマイナンバーだったらゾッとしませんよね。ファイルの添付だってできるので、この時点で会社のPCに、ネットサービスの個人アカウントを入れることが相当やばいことがわかります。

さて、このメールを自宅のメールアドレスやスマホのメールアドレスに送ってもいいのですが、実はそんな必要すらありません。普通に新規メッセージの×印を押せば、下書きとして保存されるからです。

保存されたメールはほーらこのとおり

IMG_0208
わたしのiPhone6上で、

IMG_0209

このように簡単に見ることができます。PC上の画像とiPhone6上の画像を見比べてみるとわかると思いますが、この間、1分とかかっていません。

こうしたクラウドサービスの特性が一般的には非常に便利ということで、グーグルのGmailは世界中で使われているのですが、法人向けのGmailを社員に使わせるのならともかく、個人のアカウントを使わせるのは完全にアウトでしょう。

就業規則の規定は大丈夫ですか

よって、例えば、上記のような危険性を避けるためには、会社としてはせめて、以下の様な条文を就業規則に会社PCの利用規定として入れ込んでおく必要があるわけです。

会社のパソコンから、Google、Yahoo!Japan、Amazon、楽天、その他インターネットサービスの私用アカウントにアクセスすることを禁止する。業務上必要のある場合は、会社が登録しているものを使用すること。

もちろん、PCやネットに関しては、個人アカウントの問題以外にもTwitterやFacebookといったSNSに関しても見逃せません。いわゆるバカッター問題もありますしね。

会社のパソコンから、Facebook、Twitter、LINE、Google+、その他ソーシャルネットワークの私用アカウントにアクセスすることを禁止する。業務上必要のある場合は、会社が登録しているものを使用すること。

ソーシャルメディアの利用に際しては業務上外を問わず、会社の機密にかかわること、会社の業務を妨害するようなこと、その他会社の名誉を傷つけるような書き込みおよびそれに類する行為をしてはならない。会社名等を伏せた書き込みであっても、会社の特定が可能な内容の場合も同様にこれを禁止する。

PCの利用規定は書き出したら切りがない(けれど、書けない人には全く書けなかったりもするんですよ)ので、このへんにしときましょう。

サブPCがほしい本当の理由

さて、ここまで、グーグルのGmailのことを批判的に書いてきましたが、ブログのサイドバーを見てもらえればわかるとおり、わたしもGmailのユーザーです。

このGmailはあくまでわたしやわたしの事務所への問い合わせ用で、お客様と大事な遣り取りをするためのPC用のメールアカウントというものもあるのですが、来るマイナンバー時代にさすがにこれはまずいと、これまでは、事務所の所長という身分をいいことにこうした危険性を黙認して使ってきましたが、さすがになんとかしないといけないな、という考えのもと思い立ったのが、実はこのブログで散々醜態を晒して迷いまくっているサブPCの購入だったりします。

事務所のマイナンバーを扱うPCにはGoogleのアカウントもAmazonのアカウントその他、様々なアカウントは使わないようにして、なるべくネットもしない。電子申請およびお客様とのPCメールでのやり取りを主に行うマシンとする一方、サブのPCで個人アカウントやらGmailやら、今までメインPCのグーグルクロームで使っていた機能をまるごと移転しようと思ったわけです。

サブのPC候補については、実はかなり結論が出ているので、早速、今日の仕事が終わったら、大須のPC街(昔と比べたらずいぶん小さくなっちゃいましたが)や名駅近辺の量販店を物色する予定です。

 

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名古屋の社労士事務所、川嶋事務所の代表で、このブログの筆者。 新しいこと、もの、特にIT関連が大好きで、社労士としては会社・労働者のITトラブル対策・就業規則作成が得意分野。 2016年4月から9月まで中日新聞で「働く人を守る労働保険」を連載、開業社労士専門誌「SR」に寄稿するなど、メディアでの執筆活動も。