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年金 社会保険

年金機構のいろは順に限らず、「慣れれば問題ない」と思ってるのは「慣れた側」の人たちだけです

今日はこちらのニュース。

いろいろイロハな皆様へ(河野太郎・ごまめの歯ぎしり)

内容は、衆議院議員の河野太郎氏がブログで、全国にある年金機構の約半数が「あいうえお順」ではなく「いろは順」でファイリングしていることを問題視しているというもの。

なんとバカげた話、ってか、そもそも紙のファイルなんて使ってんじゃないよ、という根本的な話はさておき、確かにいろは順なんてほぼ使わない、たまに資料とかのリスト順で(イ)(ロ)(ハ)と見るくらい。

で、馴染みがないからやっぱり新人さんなんかは戸惑うようで、BuzzFeedのこちらの記事では、

「今では、いろは順が使われなくったのは事実です。新人の方には抵抗があるはずですし、面倒をかけます。私は事務所に入った時、慣れるまで数ヶ月かかりました」

ファイルを「いろは順」で整理する日本年金機構 「あいうえお順」にできない理由とは

とあります。ちなみにこれは、日本年金機構の広報室長の発言。

 

それは効率的なのか?

組織として「いろは順」を使う、それ自体は私的自治の範囲なので文句はありません。勝手にしてくれって話です。

ただ、会社や組織が考えないといけないのは効率です。

例えば、新卒で入ってきた新人がファイリングは「いろは順」でやれ、と言われたらとても戸惑うはずです。わたしは31歳でそれなりに勉強できる子でしたが、いろは歌なんて空で言えません。

そもそも、ファイリングをいろは順でやるかあいうえお順でやるかということが、死活問題となる企業がどれくらいあるのか、といったらそんな会社ほぼないでしょう。

殆どの会社にとってファイリングなんて業務を行う上での手段でしかない、であれば、最も効率がいい方を取るのがいい。

いろは順だと、覚える手間があり、それを覚えるまで効率は間違いなく落ちるので、おそらく現代の日本で最も効率がいいのは、あいうえお順でしょう。

 

「慣れれば問題ない」は古株の甘え

実は今回の記事、別にいろは順を使ってる年金機構を批判したいわけではありません。

そうではなくて、みなさんの会社にももしかして、こういう知らず知らずのうちに世間の非常識となってるようなことやってませんか、というのを一度思い返してほしいと思ったのです。

例えば、いちいちコピー取ってファイルに纏めてるけど、それってPDFにしてシュレッダーに掛けたほうが効率いいんじゃないの? とかみたいなことや、会社で使ってる業務用ソフトにしても、わかる人しかわからないようなものを使っていると、いざ後継者を探す段になって育成などに思いのほか大きなコストがかかり可能性があります。

上記の発言をした広報室長はいろは順を「慣れれば問題ない」と言ってますが、それは慣れた側の言い分であって、じゃあ、慣れる前にやめていく人はいないのか? という話だし、なにより慣れるまでの時間を短縮することは、組織の生産性を間違いなく上げます。単純な話、慣れる時間を他のことに使えるわけですから。

人の定着しない会社、というのは、案外、古くからいる人だけが居心地よくて、新しい人がすんなり馴染めるようになってないことが多いものです。

そういった観点から言っても、人手不足の時代ですから、新しい人が慣れるまでの時間を短縮できるような組織・体制にしていくことは重要なのではないでしょうか。

 

それにしても、別に個人攻撃する気はないけど、この広報室長の、

いろは順によって書類を探すのにもたついたとしても、受給者に「迷惑をかけることはない」

って発言どうなのよ。

迷惑かけてないわけないじゃん!

あなたたちは民間になったとはいえ、実質的には国のお金で働いてるわけでしょ? ってことは、生産性が落ちて業務効率が落ちれば、その分、無駄な税金や人件費がかかるの!

 

 

今日のあとがき

あまり踏み込むと、今日の主題からどんどん逸れると思ったので、軽く触れる程度にしておきましたが、BuzzFeedが取材した年金機構の広報室長って人、発言切り取られてる、って点を差し引いても典型的な公務員気質で読んでてイライラしました。

ただ、いろは順をあいうえお順に統一する、っていうのも、実際のところはくだらない話で、いま使ってる年金番号とか事業所番号を全部、法人番号やマイナンバー使えばいいだけの話。

年金計算もデータさえきちんとあればPCができることなので、さっさと業務効率化を進めて、年金機構はなくなったほうがいいというのがわたしの考えです。

 

 

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名古屋の社労士事務所、川嶋事務所の代表で、このブログの筆者。 新しいこと、もの、特にIT関連が大好きで、社労士としては会社・労働者のITトラブル対策・就業規則作成が得意分野。 2016年4月から9月まで中日新聞で「働く人を守る労働保険」を連載、開業社労士専門誌「SR」に寄稿するなど、メディアでの執筆活動も。