就業規則と法令ー作成義務の範囲や必要記載事項、周知や罰則を解説 - 名古屋で就業規則作成するなら社会保険労務士川嶋事務所

就業規則は、会社と労働者との関係を支える「社内のルールブック」です。

しかし、どういった会社に作成義務があり、そこに何を書かなければならないのか、何をどこまですれば法的に有効なのかについて、正確に理解されていないケースも少なくありません。

特に「従業員が10人未満なら作らなくていい」「監督署に出せば効力がある」「作っていなくても実務上は問題ない」といった誤解は、後々の労使トラブルやコンプライアンス上のリスクに直結します。

本記事では、就業規則と法令との関係を軸に、作成義務の有無、必要な記載事項、労働者への周知方法、そして作成しなかった場合の罰則や実務上のリスクまで、体系的に解説していきます。

この記事でわかること

就業規則の作成義務が生じる「常時10人以上」の正確な考え方
労働者数が10人未満でも就業規則を作成する意味
就業規則に必ず記載しなければならない事項と、定める場合に必要な事項
就業規則が法的効力を持つために不可欠な「周知」のルール
就業規則を作成しなかった場合の罰則と、実務上の本当のリスク

労働者の数が10人以上の場合は就業規則の作成義務あり

「常時10人以上」の「事業場」に義務あり

法律上、就業規則の作成義務があるのは、労働者が常時10人以上いる規模の事業場に限られます。

ここでいう労働者とは正社員に限らず、パート・アルバイトや日雇いなど、すべての労働者が含まれます。

また、海の家や山小屋のような季節的事業のように、季節によって労働者の数が変動し10人以上になったり10人未満になったりする場合も、平均的にならすと労働者が10人以上いる場合も作成義務が生じます。

また、「事業場」とは必ずしも会社全体を指しません。なぜなら、事業場とは「事業を行う場所」のことをいい、例えば、同じ会社で会っても工場と事務所が別の場所にあるという場合、2つの事業場があると考え、労働者の数もそれぞれで見るからです。

そのため、条件に当てはまる事業場が複数ある場合、就業規則を作成の上、事業場を管轄する労働基準監督署にそれぞれ届け出る必要があります。

就業規則の監督署への提出については以下の記事をどうぞ。

労働者の数が10人未満の場合、作成義務ないが作成することも可能

法律上、労働者の数が１０人未満の場合、就業規則の作成義務はありませんが、もちろん、作成することは可能です。

そもそも労働者の数が常時10人未満の会社でも時間外労働や休日・有給などの労働基準法の制約は受けます。よって、就業規則でそれらをきちんと定めることは、会社のコンプライアンスを高めることに繋がることでしょう。

ちなみに、労働者の数が１０人未満の事業場で就業規則を作成した場合、労働者に対してその就業規則を周知させなければ法的な効力が発生しないのは10人以上の事業場の就業規則と同様ですが、行政官庁に届け出る義務はありません。

就業規則に必ず書かないといけないこと

就業規則には、就業規則を作成するのであれば必ず定める必要のある「絶対的必要記載事項」と、就業規則にその定めをするのであれば、定める必要のある「相対的必要記載事項」があります。

記載事項に不備がある場合労働基準法第１２０条により３０万円以下の罰金に処せらる可能性があります。

一方で、記載事項に不備があった場合、不備のあった箇所は効力が無効となっても、それ以外の項目まで無効になることはありません。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、その名の通り就業規則に絶対に書く必要のある項目です。

具体的には、以下のとおりです。

始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇(育児・介護休業を含む)、労働者を２組以上に分けて交代で就業させる場合においては就業時転換
賃金(臨時の賃金等を除く)の決定、計算、支払の方法、賃金の締切り、支払い時期および昇給
退職(解雇の事由を含む)

相対的必要記載事項

また相対的必要記載事項とは会社内に下記のような規則を定める場合に記載する必要のある事項です。

退職手当(適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払方法、支払時期)
臨時の賃金等(退職手当を除く)および最低賃金額
労働者に負担させる食費、作業用品等
安全および衛生
職業訓練
災害補償および業務外の傷病扶助
表彰および制裁
その他、当該事業所の労働者の全てに適用される定め(出張旅費や休職など)

上記の絶対的必要記載事項および相対的必要記載事項の漏れをなくすには、厚生労働省が出しているモデル就業規則を参考にするとよいでしょう。

これだけで全ての会社にとって最適な就業規則を作成できるわけではありませんが、最低限必要なことは記載されています。

就業規則の労働者への周知義務

就業規則の効力は労働者に周知したときに発生します。監督署に提出した時ではありません。

逆に言えば、会社が勝手に作成して、監督署に提出したとしても、労働者に周知していない就業規則に効力ないわけです。

よって、有給申請されたくないなどの理由で、労働者に見せられないような就業規則は無意味なわけです。

また、効力の問題もそうですが、そもそもの話として、会社には労働者に就業規則等を周知する義務があります。

「使用者は、労働基準法及び労働基準法に基づいて発する命令の要旨、就業規則、労使協定、裁量労働制に係る労使委員会の決議等を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の命令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない」(労働基準法第１０６条)

労働者への周知方法

労働者への周知方法は以下の3つとされています。

常時各作業場の見やすい場所に掲示し、または備え付けること
書面を労働者に交付すること
磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

要するに、労働者が就業規則を常に見られる環境にあることが大事なわけです。

よって、就業規則を作成・変更する際は、変に隠し立て等はせず、きちんと説明会などを行うほうが良いかと思います。

周知された就業規則は「知らなかった」では済まされない

きちんと説明したり質問の機会を設けずに、労働者が就業規則の解釈を間違えたままにしておくと、あとあと変なトラブルが起きないとも限りません。

一方で、会社がきちんと周知を徹底していれば、その就業規則は会社内としての法規範となるため、労働者からしても「知らなかった」と言い訳することはできなくなります。

その点でも、就業規則を周知することはとても重要です。

就業規則を作成しなかった場合の罰則とリスク

就業規則を作成しないことの法律上のリスク

就業規則の作成義務のある規模の事業場で、就業規則を作成しない場合、労働基準法第１２０条により３０万円以下の罰金に処せられる可能性があります。

ただし、実際には就業規則作成義務違反で起訴されたり、上記のような刑罰を受けるケースというのは稀です。

例えば、労働基準監督署の調査の際に、会社に就業規則がなかった、という場合でも、監督署の労働基準監督官(労働法の司法警察官としての権限を持つ)が、いきなり会社を書類送検するということはありません。これはよっぽどのことがない限り、交通法規違反でいきなり逮捕されることがないのと似ています。

もちろん、いきなり逮捕や書類送検されないからといって、就業規則の作成義務があるのに作成しなくても良いという理由にはなりません。

就業規則を作成しないことの企業秩序的リスク

就業規則がないことによる法的なリスクは上記で見たとおりですが、それ以上に問題なのは、就業規則が存在しないことによる労使間トラブル発生のリスクです。

例えば、遅刻や早退、無断欠勤を繰り返すような問題社員が社内にいたとしても、就業規則がなければ、減給や解雇といった懲戒処分を行うことはできません。中小企業の中には就業規則無しでそうした懲戒処分を行っているところもあったりしますが、そうした処分は違法なものであり、処分を受けた労働者に訴えられ裁判になった場合、まず会社は勝てません。

よって、法律で決まっているから就業規則を作る、作らないではなく、会社を守るために積極的に就業規則を作成し改定していく姿勢が経営者には求められているといえるでしょう。

また、近年ではSNSやAIの発達により労働者側が労働法に関する知識を蓄えていることもあり、義務があるのに作成しない、あるいは作成していても穴だらけ、となると、そうした労働者から指摘を受ける可能性もあります。