常時10人以上の労働者を使用する会社には、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署へ提出する義務があります。
しかし実務では、「何を何部用意すればいいのか」「支店や営業所がある場合はどうなるのか」「一括で提出できるのか」など、細かい点で迷うことも少なくありません。
本記事では、就業規則の提出に関して、実務上つまずきやすいポイントを中心に解説します。
- 労働基準監督署へ就業規則を提出する義務が生じる要件
- 代表労働者の意見書の位置づけと注意点
- 複数の事業場がある場合の就業規則届出の考え方
- e-Govを利用した電子申請のメリット
- 就業規則を提出し忘れた場合の効力・罰則の考え方
労働基準監督署へ提出に必要な書類は3つ
常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成しそれを所轄の労働基準監督署に提出しなければなりません。
ここでいう「常時10人以上の労働者」とは、正社員・パートタイマーなどを含んだすべての労働者の数を言います。また、一時的に10人未満になることがあっても、常態として10人以上労働者がいる場合は該当します。
提出するもの
労働基準監督署に就業規則を提出する際は、
- 就業規則
- 代表労働者の意見書
- 就業規則(変更)届
を各２部ずつ作成し、１部は監督署に提出し、もう１部は監督署の判をもらった上で会社で保管する必要があります。
代表労働者の意見書とは、その事業所の労働者の過半数で組織する労働組合、もしくはそうした労働組合が存在しない場合、労働者の過半数を代表する労働者の意見を聴いたものです。
ただし、就業規則の内容に社会通念上合理性がある限り、つまり、客観的に見ておかしな所がない限り、会社は労働者の意見に従う義務はありません。
そのため、例え意見書の内容が反対意見で合っても、就業規則の効力に影響はなく、また就業規則の提出を監督署から拒否されるということもありません。
各種様式
就業規則(変更)届、意見書の書式はこちらから(すべてPDF)
複数の事業場がある場合にできる就業規則の本社一括届出
それぞれの事業場から管轄の監督署に提出する必要がある
就業規則を監督署に提出する義務があるのは、「事業場単位で」10人以上の労働者を使用する会社です。
そのため、全国各地に支店や支社、営業所があり、それぞれの事業場で労働者を10人以上使用している場合、本社だけでなく、それぞれの事業場で就業規則を作成し、事業場を管轄する労働基準監督署に提出する必要があります。
この場合、それぞれの事業場で就業規則を作成し、意見書と就業規則(変更)届を、管轄の労働基準監督署に提出する必要があります。
ただし、事業場の中で管轄の労働基準監督署が同じところがある場合、就業規則は1冊で構いません。例えば、港区と南区に１つずつ拠点がある場合、名古屋南労働基準監督署に提出する就業規則は1冊(＋控えでもう1冊)でいいわけです。
一方、意見書は事業場の数だけ必要となるのでご注意ください。
本社から一括で提出する方法
ただ、本社とそれぞれの拠点で就業規則の内容が異なるということは通常、ほとんどありません。
また、本社には総務や人事の機能があっても、拠点にはないこともあります。
そのため、それぞれの事業場からそれぞれの監督署に就業規則を提出する、という方法の代わりに、本社を管轄する労働基準監督署に「一括」で就業規則を提出する方法もあります。
なお、一括での提出は、本社と各拠点の就業規則に相違がない場合のみ可能です。
必要なもの
必要となるものは以下のとおり。下記の書類を作成し、本社管轄の労働基準監督署に提出してください。
- 本社の就業規則(正・副の2部)
- 本社の意見書(正・副の2部)
- 就業規則(変更)届(正・副の2部)
- 拠点を管轄する監督署の数の就業規則(提出用を1部ずつ)
- 拠点の数の意見書(提出用を1部ずつ)
- 届出事業場一覧表(3部)
1、2、3については、通常の就業規則の提出と同じです。
4：管轄労働基準監督署が同じの場合、就業規則はまとめられるのは一括提出の場合も同様なので、労働基準監督署の数だけ就業規則を用意すれば問題ありません。また、控えも不要です。
5：拠点の意見書についても控えは不要なので、拠点の数だけ意見書を作成し提出することになります。
6：一括申請には「届出事業場一覧表」という書類を作成し、上記の5つの書類と一緒に提出する必要があります。3部必要なのは、提出用と控え用と、監督署が作業に使う用があるため。
作成に際して、特に迷う点はないかと思いますが、備考欄には「各事業場の就業規則は本社と同一内容である」との旨を記載してください。
監督署によって提出する書類が異なる場合がある
なお、これは一括届けに限りませんが、この手の監督署に提出する書類は、監督署によって提出する書類が異なる場合があります。
実際に弊所でも過去に「就業規則(変更)届」を本社以外のものも用意してほしい、といわれたことがあります。
上記で述べた添付書類は当然、厚生労働省の資料を基に作成しているので、なんとも釈然としないままでしたが、出さないわけにはいかないので言われるがまま、提出し直しました。
このように、お役所相手の仕事は変なところで統一されてない部分があるので、心配な場合や二度手間が嫌な場合は事前に所轄の監督署に確認することをおすすめします。
電子申請も可能
就業規則の提出に当たっては政府のe-govより、電子申請での提出も可能となっています。
こちらの場合、就業規則や就業規則届を紙に複数部印刷する必要がない上、直接監督署に行くという手間や、郵送代もかからない上、監督署ごとに提出書類が異なる、といったトラブルも避けられます。
サイトが使いづらい、わかりづらいのだけが難点ですが、他の申請のことも考えると活用できるようにしておくことをおすすめします。
就業規則（変更）届 （各事業場単位による届出）（e-gov）
作成した就業規則の提出を忘れていた
就業規則の効力は労働者への周知によって発生
就業規則の効力は提出日ではなく、労働者に周知させた時点で発生します
なので、監督署に提出するのを忘れていたからといって、就業規則の効力が発生しないということはありません。
提出しない場合、労働基準法違反となり罰則の可能性も
ただし、会社には作成した就業規則の届出義務があり(従業員１０人以上の事業所に限る)、就業規則の作成後、速やかに所轄の労働基準監督署に就業規則を提出する必要があります。
これに違反した場合、労働基準法第１２０条により３０万円以下の罰金に処せられる可能性があります。
ただし、労働基準監督署が、はじめからこうした強行手段に出ることは稀なため、仮に調査等で就業規則の作成・提出をしていないことを指摘されたとしても、指摘に従い就業規則の作成・提出を行えば、ほとんどの場合、問題となることはありません。
よって、就業規則の提出を忘れていた場合は速やかに所轄の労働基準監督署に提出を行いましょう。
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